7 Tipps, die dich zum Excel-Profi machen
Weil man sich in der jüngeren österreichischen Innenpolitik ja schon des Öfteren verrechnet hat, ist es nach dem SPÖ-Fail an der Zeit, dass wir uns eine Sache genauer anschauen: Excel. Wer hasst es nicht? Was einem der Drucker analog an Grant beschert, macht Excel auf dem Bildschirm komplett. Darum haben wir unsere Buchhaltungsabteilung um ein paar hilfreiche Tipps gebeten.
Am Samstag wurde Hans-Peter Doskozil zum Vorsitzenden der SPÖ gewählt. Am Montag löste ihn sein Kontrahent Andreas Babler ab. Schuld an dem Debakel: Excel. Wieder einmal. Eigentlich bedeutet das englische Verb “to excel”, aus dem sich der Name des wahrscheinlich meistangeschrienen Tabellenkalkulationsprogramms ableitet, ja “besser werden, sich hervortun, sich auszeichnen”. Wussten wir auch lange nicht, haben wir es doch immer missgünstig wie “Äggsl” ausgesprochen, mit breitem Meidlinger-L. Vielleicht steckt ja auch bissiger Sarkasmus dahinter: Eine harte Zahl, wie viele Jobs bereits in die Binsen, wie viele Nerven verloren gegangen sind, weil Excel einem beharrlich “=WERT!” oder Schlimmeres entgegenbrüllt, ist nicht bekannt. Wir gehen von einer großen Dunkelziffer aus.
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Bestes Beispiel dafür ist das jüngste Polit-Desaster, bei dem zuerst der Verlierer zum Sieger gekürt wurde, weil man die Zahlen in Excel vertauscht hatte. Kann passieren, sollte es aber nicht. Wir sagen: Schluss damit! Weil wir unsere Community stets mit Rat und Tat durch den Alltag begleiten und das tragischer Weise längst nicht der erste grobe Rechenfehler in der österreichischen Innenpolitik der vergangenen paar Jahre war, haben wir unsere Buchhaltungsabteilung um hilfreiche Excel-Tipps gebeten. Damit ihr niemals in die Situation kommt, jemandem verklickern zu müssen, dass er wohl doch nicht zum SPÖ-Vorsitzenden gekürt wurde.
Smart addieren
Um euch Rechenfehler im Kopf zu sparen, könnt ihr Excel ganz einfach ganze Zellen für euch addieren lassen. Dafür gebt ihr nur in die Ziel-Zelle ein: =(A1+A2). Nehmen wir mal ganz willkürliche Zahlen an: A1 ist 316 und A2 ist 279. =(A1+A2) ist also: 595. So könnt ihr auch mehrere Zellen, die unter- oder nebeneinander stehen, zusammenzählen lassen: =SUMME(A1:A37) – in diesem Fall werden die Werte von der Zelle A1 bis zur Zelle A37 addiert.
Smart subtrahieren
Das Ganze funktioniert auch in die andere Richtung: Tippt ihr =(600-A1) in eure Ziel-Zelle ein, subtrahiert ihr damit den Wert, der in der Zelle A1 steht, von einer beliebigen von euch festgesetzten Zahl – in unserem Beispiel: 600. Ihr könnt natürlich auch die Werte mehrerer Zellen von einer bestimmten Zahl subtrahieren oder Zellenwerte von anderen Zahlenwerten – tobt euch aus!
WENN/DANN
Jetzt wird’s magisch, wie im Fach “Zaubertränke für Fortgeschrittene” in Hogwarts: die Wenn/Dann-Funktion. Wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, dann wird ein entsprechender Wert ausgegeben. Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, dann wird ein alternativer Wert ausgespuckt. Und das geht so: =WENN(A1=595;”zurücklehnen”;”nachrechnen”). Soll heißen: Wenn der Wert der Zelle A1 genau 595 ausmacht, ist alles im Lot, wenn nicht, muss noch mal nachgerechnet werden. Der Wenn-Part ist also A1=”595”, der Dann-Part ist “zurücklehnen”, der Sonst-Part ist “nachrechnen”, alles unterteilt durch Semikola. So schaut das dann aus:
ZÄHLENWENN
Dem setzt die Funktion “ZÄHLENWENN” noch eins drauf: Damit könnt ihr tatsächlich die Zellen zählen lassen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Dafür gebt ihr ein: =ZÄHLENWENN(A1:A596;”Babler”). Ihr braucht also den Rahmen, innerhalb dessen die Zellen addiert werden, die den Wert beinhalten, den ihr nach dem Semikolon angebt. Das kann ein Wort sein wie “Babler”, oder auch einfach die Zelle, in der das Wort exemplarisch vorkommt. Von dieser Formel gibt es übrigens unterschiedliche Spielarten – ihr könnt Excel sogar zählen lassen, wie viele Zellen größer als, kleiner als oder gleich groß wie ein bestimmter Wert sind und viele andere Spompanadeln.
Zeilen und Spalten fixieren
Der Übersichtlichkeit zuliebe kann es übrigens auch nicht schaden, bestimmte Zeilen oder Spalten zu fixieren, die sich einem dann beim Scrollen hartnäckig an die Fersen, äh Finger heften. Ihr wählt dafür oben im Menü “Ansicht” aus und könnt dann entweder die oberste Zeile einfrieren oder die erste Spalte fixieren. Verwendet ihr Google Tabellen, müsst ihr nur die Zeile oder Spalte als Ganzes markieren, Rechte-Maustaste-Klick, Klick auf “Weitere Aktionen für Spalten/Zeilen aufrufen” und schon könnt ihr sie auch hier fixieren.
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Zellenformatierung
Sogar einzelne Zellen lassen sich mit Excel formatieren. Dafür müsst ihr nur die gewünschte Zelle anklicken, mit der rechten Maustaste das Menü öffnen und auf “Zellen formatieren” gehen. Dann könnt ihr auswählen, ob der Wert der Zelle eine Währung, ein Datum oder sogar eine Prozentzahl sein soll.
Datum fortlaufend
Die Excel-Nullen unter uns waren freudig erstaunt, als sie herausgefunden haben, dass sie, wenn sie Jahrespläne erstellen, nicht jedes Datum in jede Zelle hacken müssen. Nein, da reicht das Startdatum, dann markiert ihr die Zelle und zieht sie über die restlichen Zeilen oder Spalten. Automatisch wird das Datum fortlaufend eingetragen. Übrigens könnt ihr sogar mit Datumsangaben rechnen, also zum Beispiel: 05.06.2023 – 03.06.2023 = 2. Zwei Tage war Hans-Peter Doskozil Vorsitzender der SPÖ.
